Bạn có thể bắt đầu bằng câu "I’m
sorry to bother you" (
Xin lỗi đã làm phiền) hoặc "Excuse me, I wonder if you can help me" (Xin lỗi, liệu bạn có thể giúp tôi". Những câu này đặt đối tượng vào tình huống phải nghe nhưng vẫn cảm thấy dễ chịu. Người ta sẵn sàng đối mặt với những gì
nhẹ nhàng.
Do đó, dù đang
tức giận, bạn có thể
cố gắng giữ
bình tĩnh và bắt đầu lên tiếng bằng các câu trên.
Ví dụ: "I’m sorry to bother you, but I wanted a baked potato, not fries" (Xin lỗi đã làm phiền bạn, nhưng tôi gọi khoai tây nướng, không phải rán).
2. Đưa ra yêu cầu dưới dạng câu hỏi:
Ai cũng muốn
được nhờ vả hay đề nghị thay vì bị
ra lệnh. Do đó, bạn có thể
linh hoạt biến lời
phàn nàn của mình thành một lời yêu cầu
sự giúp đỡ. Ví dụ: "Can you help me with this? My shirt came back from the laundry missing buttons" (Bạn có thể giúp tôi điều này được không. Sau khi giặt là xong áo sơ mi của tôi bị
mất cúc). Các động từ khuyết thiếu như "would", "could" hay "can" khiến lời yêu cầu của bạn trở nên lịch sự nhất có thể.
Thay vì nói "Your information is wrong. Please fix
it now" (Thông tin của bạn sai rồi. Hãy sửa lại ngay), bạn có thể giải thích vấn đề sai
ở đâu bằng cách đặt nó trong một sự miêu tả. "There has been a misunderstanding" (Có một sự hiểu nhầm ở đây), là một cách bắt đầu
phù hợp. Câu này khiến người nghe thấy rằng bạn không cố
đổ lỗi cho họ. Ví dụ, nếu bạn nói "I’m afraid there may be a misunderstanding. I requested a non-smoking room" (Tôi e rằng có sự
hiểu lầm ở đây. Tôi đã đặt một phòng không
hút thuốc), bất cứ
nhân viên khách sạn nào cũng hiểu ngay vấn đề và sẵn sàng đổi phòng khác cho bạn mà không cảm thấy phiền lòng.
4. Đừng buộc tội người mà bạn đang nói chuyện cùng:
Trong nhiều tình huống, bạn phải nói chuyện với người không trực tiếp chịu
trách nhiệm về vấn đề.
Cụm từ sau đây sẽ có ích giúp bạn tiếp cận được người cần gặp. Bạn có thể nói rằng mình hoàn toàn hiểu đó không phải lỗi của họ, sau đó
thẳng thắn chỉ ra lỗi nằm ở đâu. "I understand it’s not your fault, but the airline promised they would deliver my baggage yesterday" (Tôi hiểu rằng đó không phải là lỗi của bạn, nhưng hãng hàng không đã
hứa rằng họ sẽ chuyển hành lý của tôi đến đây vào ngày hôm qua).
5. Nhấn mạnh bạn biết đầy đủ thông tin
Sự dụng cụm từ "I understood that…" (Tôi hiểu rằng ...) khiến người nghe biết bạn đã có đủ thông tin đúng đắn, và rằng bạn đang
nghi ngờ họ làm không đúng.
Câu nói này sẽ lịch sự hơn nhiều so với việc hét lên "Hey! You’re trying to cheat me!" (Này, anh định lừa tôi đấy à).
Hãy bắt đầu một cách trực tiếp: "I understood that the taxi ride to the airport was only 25 dollars" (Tôi hiểu rằng một cuốc taxi đến sân bay thường có giá 25 đôla", sau đó cho họ
cơ hội phản hồi lại.