Trang Tweakyourbiz dẫn số liệu của Viện
Quản lý dự án (Project Management Institute - PMI), trong đó, ước tính 70% số dự án
thất bại hàng năm
do thiếu những
yêu cầu đúng đắn từ ban quản lý.
Có nhiều công cụ trực quan dùng để theo dõi dự án như: phần mềm quản lý, biểu đồ, sơ đồ, bảng trắng, bảng kanban... Nhiệm vụ của nhà quản lý là tìm ra công cụ trực quan
tốt nhất để nắm
được cấu trúc nhóm, nguồn nhân lực cũng như thời hạn hoàn thành dự án.
Việc mã hóa chi tiết
công việc của từng người bằng
màu sắc cụ thể sẽ giúp họ dễ dàng nhìn thấy sự
tiến bộ của bản thân, biết trước được công việc tiếp theo cần phải làm và
đánh giá được mức độ ảnh hưởng của công việc riêng tới công việc chung
hay của những người khác.
Đồng thời, công cụ trực quan còn giúp nhà quản lý kích thích sự
sáng tạo, tăng động lực làm việc và
khả năng phối hợp giữa các thành viên, bởi vì:
- Việc nhà quản lý
nắm bắt tốt tình hình công việc/tình trạng của dự án sẽ giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng hơn về những hoạt động đang diễn ra trong
công ty và
cho phép cả hai nhanh chóng phát hiện ra các
vấn đề tắc nghẽn, kịp thời xử lý chúng.
- Nhân viên sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ và hiểu hơn về dự án nếu nhìn thấy sự tiến bộ của mình, đem
so sánh nó với những
đồng nghiệp khác.
- Phương pháp quản lý trực quan cung cấp
góc nhìn một chiều, giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận ra công việc cần ưu tiên trước.
- Nhà quản lý dễ xác định điểm tắc nghẽn trong quá trình sản xuất, giúp tái phân bổ nguồn lực một cách
phù hợp, đảm bảo công việc chung được thực hiện đúng
tiến độ và không làm tăng thêm chi phí dự trù.
2. Tăng hoạt động của não bộ
Thực tế, cách não bộ xử lý thông tin bằng phương pháp trực quan không giống như khi chúng xử lý âm thanh hoặc tiếp nhận thông tin bằng phương pháp thủ công (
học thuộc lòng) mà đó là sự kết hợp của tất cả những
cách học trên lại với nhau.
Khi đó chúng (não bộ) sẽ huy động một lượng lớn nơ-ron thần kinh dùng để xử lý thông tin và tận dụng tối đa công suất hoạt động của các dây thần kinh này. Điều này lý giải tại sao các công cụ trực quan lại kích thích
sự sáng tạo của
con người và khiến chúng ta trở nên năng động hơn, đó là vì:
+ Hình ảnh trực quan giúp kích thích khả năng
suy luận, khiến não bộ trở nên
linh hoạt hơn.
+ Tăng khả năng trao đổi thông tin, suy nghĩ của bản thân với người khác.
+ Tăng khả năng tiếp nhận thông tin lên tới 80%.
+ Tạo các mối liên kết trực quan cho phép
kết nối tới nhiều nơ-ron thần kinh, làm gia tăng khả năng
ghi nhớ dữ liệu.
Bên cạnh hoạt động
nhân sự, nhà quản lý còn là người chịu
trách nhiệm cho toàn bộ tiến trình diễn ra dự án, từ giai đoạn
lên kế hoạch đến bắt tay vào làm,
ra mắt dự án và đến khi dự án
kết thúc. Tất cả đều phải được thực hiện một cách trơn tru,
hiệu quả nhằm tránh tình trạng
quá tải hoặc dồn ứ công việc.
Công cụ trực quan sẽ làm giảm bớt tính
phức tạp của quá trình này xuống mức đơn giản nhất có thể.
Việc các nhân viên thống nhất
cách làm việc với nhau, thể hiện nhiệm vụ công việc bằng hình ảnh đại diện
cá nhân, sẽ khiến mọi thứ được rõ ràng, dễ hình dung hơn là cách nhà quản lý yêu cầu cả nhóm phải liên tục cập nhật tình hình thông qua phần mềm quản lý,
email hay gọi điện. Bởi vì:
* Phương pháp trực quan giúp công việc được
vận hành dễ dàng hơn bởi mọi người đã có một cái nhìn rõ ràng về công việc của mình và nhà quản lý không phải cập nhật liên tục cho nhân viên về những việc họ cần làm.
* Cho phép cả nhân viên và nhà quản lý
tập trung vào các
mục tiêu chung của dự án thay vì yêu cầu từng người phải trình bày nhiệm vụ của mình, sa đà vào những
tiểu tiết.
* Xử lý được một lượng lớn dữ liệu theo cách đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng với nhiều người. Điều này bao gồm mốc thời gian, các sự kiện quan trọng và thời gian hoàn thành dự án.
* Việc xây dựng và duy trì “bảng điều khiển” dự án theo cách trực quan sẽ biến chúng trở thành phương tiện
giao tiếp đặc biệt của nhà quản lý trong cuộc họp báo cáo tiến độ với ban
quản trị của công ty.
*
Đơn giản hóa những mô tả, mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ… của dự án.