Tuy nhiên, “bận” đã thành một từ thời thượng trong
cuộc sống ngày nay. Nhìn đâu chúng ta cũng thấy sự tất bật, cuống cuồng. Nhiều
nhà quản lý cứ
than phiền “Tôi bận quá, không có
thời gian”.
Căn bệnh “không có thời gian” bắt nguồn từ việc họ không biết
từ chối những buổi họp vô bổ, không biết phân việc,
lên kế hoạch cho mình, những sự cố bất ngờ phải giải quyết ngay, cuộc gọi của
khách hàng… – những yếu tố
có thể vượt ngoài tầm
kiểm soát, nhưng chúng cũng có thể bắt nguồn từ
hành vi và
thói quen cá nhân. Đó chính là những “kẻ cắp thời gian” giấu mặt mà các nhà quản lý cần nhanh chóng nhận diện và “tiêu diệt”.
Với nguyên nhân “nhiệm vụ khó chịu”,
bạn nên giao lại cho người làm
tốt việc đó hơn bạn; nếu
không thể giao phó, bạn hãy
thừa nhận là bạn đang trì hoãn vì bạn thấy khó chịu, hãy nghĩ đến cảm giác nhẹ nhõm sau khi giải quyết
được việc đó và nên
lập kế hoạch cho những nhiệm vụ này một cách dứt khoát.
Với nguyên nhân “không biết bắt đầu từ đâu”, bạn nên "nhảy" vào
công việc ở một điểm bất kỳ. Sau khi đã vào cuộc, có thể bạn sẽ tìm được cách thực hiện tiếp và điều này giảm được
khả năng trì hoãn. Hoặc bạn chia nhỏ công việc và thực hiện từng phần một theo mức độ quan trọng giảm dần.
2. Không nhận những việc vượt ngoài khả năng
Đừng nhận thêm
trách nhiệm mới khi bạn không biết rõ liệu mình có đủ thời gian để hoàn tất việc đó
hay không.
Bạn có thể tránh gây
quá tải cho lịch
làm việc của mình bằng cách
ý thức rõ
mục tiêu chính, giao phó công việc cho người khác, thực hiện theo
quy tắc 80/20 (20%
hành động sẽ dẫn đến 80% kết
quả quan trọng) và
học cách nói “không” với những người cố tìm cách đùn đẩy công việc của họ cho bạn.
3. Không nhận lấy trách nhiệm và vấn đề của cấp dưới
Hãy huấn luyện và chỉ dẫn cho cấp dưới, nhưng không cho phép họ đặt
gánh nặng lên lưng bạn, chỉ cho phép họ xin
lời khuyên từ bạn khi họ gặp
khó khăn thật sự.
4. Tránh việc di chuyển không cần thiết
Nếu buộc phải di chuyển, hãy đem theo những việc mà bạn có thể làm để lấp đầy thời gian rỗi và thời gian của chuyến đi bằng những hoạt động hữu ích càng nhiều càng tốt.
5. Kiểm soát email
Kiểm soát email của bạn bằng cách giải quyết vào thời gian đã định trong ngày, chỉ dùng địa chỉ email của
công ty cho
mục đích công việc, xóa những thư không
mong đợi mà không cần phải mở chúng và chỉ dẫn người
viết thư cho bạn “Hãy gửi thông tin như thế này”, hoặc “Đừng chép cho tôi thông tin đó” hay “Lần sau xin gửi thông tin này cho (tên cấp dưới tương ứng)”…
6. Giải quyết việc giấy tờ
Giải quyết việc giấy tờ theo cách ngăn bạn không
làm lại cùng việc đó thêm lần nữa.
Nếu một văn bản không đòi hỏi phải
trả lời thì hãy
đọc nhanh rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ
phù hợp. Nếu cần thiết trả lời mà không tốn nhiều thời gian thì hãy trả lời, rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ.
Nếu bạn quá
bận rộn thì hãy giao cho người khác hoặc đặt giấy tờ đó vào mục chờ giải quyết sau và xếp vào vị
trí ưu tiên.
7. Loại bỏ những cuộc họp không hiệu quả
Hãy
cố gắng hết sức để loại bỏ những cuộc họp không cần thiết và tránh những cuộc họp mà bạn góp phần hoặc đạt được từ đó rất ít, đồng thời tránh những cuộc họp thiếu chương trình rõ ràng.
8. Không sao nhãng ở nơi làm việc
Việc chuyển sự
tập trung từ hoạt động này
sang hoạt động khác rồi quay lại việc cũ sẽ rất
mất thời gian.
Cách giải quyết: tránh những việc gây sao nhãng (
đọc báo,
lướt web, email từ
bạn bè,
trò chuyện phiếm…) và tập trung vào một việc duy nhất cho đến khi
kết thúc rồi mới chuyển sang việc khác.