"T
Hôm qua làm việc với khách cả buổi sáng, xong tới giờ vẫn không thấy báo cáo đâu vậy T?
Tony hỏi thì T ngơ ngác, nói phải báo cáo à, tưởng chỉ nhớ trong đầu thôi chứ, trong ĐH không ai dạy cái này cả, mấy công ty cũ cũng không ai hướng dẫn. Đây là cách làm việc không chuyên nghiệp bạn nhé. Mai mốt mình gặp khách nữa, tới cả trăm cả ngàn người, nhớ sao cho hết?
1. Khi mình gặp gỡ bàn bạc bất cứ việc gì với ai, khi về nên xin lại email của người ta. Sau đó, mình làm một cái báo cáo nội dung trao đổi, email cho họ, kêu họ xác nhận nội dung làm việc có đúng không, có sót ý nào không, nếu sót nhờ họ bổ sung vào. Đưa thời hạn các việc phải hoàn thành, ví dụ: làm logo thứ 7 tuần sau là xong (đơn vị thiết kế X, ĐT liên hệ: Tèo 0903…), làm nhãn ngày 30/5 xong (Y phụ trách, ĐT…), các việc khác cũng liệt kê ra hết…
Email này nên soạn ra bằng file word, sau đó đọc kỹ lại mới gửi. Đừng để đối tác đọc một nội dung nháp. Dò từng chữ, từng lỗi chính tả, từng dấu chấm phẩy…, rồi mới gửi. Coi kỹ trong danh sách gửi có nhầm không, bí mật kinh doanh coi chừng lộ ra hết. Rồi quên đính kèm cũng là lỗi rất phổ biến của mấy nhân viên ngáo ngơ không được đào tạo. Văn bản viết phải rõ ràng, câu cú có chủ/vị đàng hoàng, không dùng câu què câu cụt trong giao dịch làm ăn. Nếu mình chưa chắc ăn vì kém tiếng Việt thì nên nhờ đồng nghiệp hoặc trưởng phòng coi giùm trước khi gửi. Gửi xong, gọi điện hay nhắn tin kêu người ta đọc email, vì không phải ai cũng check email thường xuyên. Họ phản hồi rồi, mình sửa lại nếu có, rồi in ra, lưu vào 1 file để trên bàn. Tuần sau, tháng sau…mở ra coi, đọc lại, việc gì chưa làm thì làm, tránh quên việc. Và mình gặp 100 người, thì có 100 tờ trên bàn, khi gọi cho khách mở ra, nói vanh vách cứ như mới gặp. Khách sẽ nể phục mình khen sao giỏi thế, nhớ dai thế, và họ cảm thấy phải nghiêm túc khi làm việc với mình, thấy được tôn trọng.
2. Lưu ý email của một người khác gửi tới mình, trước khi forward gửi cho 1 người khác nữa thì phải đọc kỹ, cắt bỏ những đoạn không phù hợp. Hôm bữa Tony nhận cái mail của bạn nhân viên công ty S Tourist báo giá cho đoàn khách của Tony tham quan Đà Nẵng, thấy còn đoạn sếp nó dặn dò phía dưới “cái này mình mua chỉ có 3 triệu, em cứ báo giá 10 triệu nhé, khách này đẹp trai mà ngu lắm, cứ chém đẹp cho chị”. Tony đọc xong mà ngồi khóc miết…
Có bữa đọc một công văn của một công ty nọ, đọc xong cũng ngồi khóc. Giám đốc gì mà ngáo ngơ, nhân viên viết sai tè lè chính tả vậy mà cũng ký tên đóng dấu vào. Đã làm sếp thì phải có trình độ, nhân viên làm sai phải bắt làm lại, đến khi nào chuẩn mới được, vì mình ký vào đó, đối tác sẽ khinh mình chứ không khinh thằng đánh máy đâu. Câu không có chủ ngữ, kiểu “căn cứ vào nội dung họp ngày 7/7. Chúng tôi cho rằng…”, câu đầu tiên là câu què, vì chỉ là cái mệnh đề chứ đâu phải cái câu đầy đủ mà có thể chấm. Dấu chấm chỉ đặt khi câu đó tách ra 1 mình vẫn có ý nghĩa, cái này tiếng Việt lớp 6 có dạy.
Mình lỡ trong
thời gian đi học cứ toán lý hóa suốt để thi ĐH, xao nhãng môn tiếng Việt thì bây giờ phải đọc lại. Cách soạn thảo văn bản, cách viết đúng…là cái đầu tiên một nhân viên văn phòng phải học, tuyệt đối không được có typo (tức typing mistake/error-lỗi đánh máy). Nếu còn yếu tiếng Việt thì tuyệt đối không nên mở công ty, đừng soạn công văn xong gửi, người ta đọc và vứt vào sọt rác. Hay đang làm công ty cổ phần, người ta đề bạt mình làm sếp mình nên từ chối, nói còn yếu tiếng Việt, không xứng đáng ngồi vào cái ghế ấy. Còn mình là nhân viên, thấy giám đốc hay sếp mình mà kém tiếng Việt quá, thì đưa bài này cho họ đọc. Nói anh/chị đi bổ sung kiến thức đi, để xứng đáng là sếp em…