Bất cứ một nhiệm vụ nào cũng có thời hạn giao,
thời gian nộp là nếu không thiết lập thời hạn hay không có kế hoạch để làm sao cho kịp thời hạn thì hiếm có thứ gì mang lại thành quả nhanh chóng và tốt đẹp. Về điểm này thì có lẽ doanh nhân, nhà lãnh đạo là những người hiểu rất rõ tầm quan trọng của điều đó!
Bạn đã từng ước “mình chỉ cần thêm chút thời gian là hoàn thành được dự án”? Bạn đã bao giờ xin sếp gia thêm hạn nộp báo cáo? Tôi đoán là có, nhưng thật đáng tiếc khi ước mơ chỉ là ước mơ bởi thời gian là một trong những thứ “xa xỉ phẩm” nhất chúng ta từng biết mà bạn hay tôi, dù có bao nhiêu tiền cũng không thể mua nổi.
Có ai đó đã từng nói, nếu bạn muốn làm xong được việc gì, hãy giao nó cho người nào bận rộn ấy! Bởi người bận rộn được cho là những người biết cách lập kế hoạch cho những gì cần ưu tiên làm trước và biết khi nào phải làm những gì cần thiết. Đó chính là phương thức giúp họ hoàn
thành công việc đúng hạn.
Bài viết dưới đây xin đề chia sẻ cùng bạn đọc, đặc biệt là những doanh nhân và người lãnh đạo nghệ thuật để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Ý thức về việc phải hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn
Thói quen được hình thành qua những lần chúng ta tự ý thức về một việc gì đó. Khi nhận thức đã được “nuôi trồng” đến một thời gian nhất định, các hành vi của chúng ta sẽ tự nhiên được thực hiện một cách vô thức. Do đó, phát triển được ý thức về thời hạn là bạn có thể tạo được thói quen bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng như kế hoạch.
Bên cạnh đó, hãy luôn nhớ rằng, nhiệm vụ bạn đang làm còn liên quan đến những thành viên khác trong đội. Bởi vậy, nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn thì công việc của những người khác cũng sẽ bị ảnh hưởng và kết quả là nhiệm vụ chung không đạt được.
Tất nhiên là nói luôn dễ hơn làm, nhưng bạn có thể làm được điều đó nếu có đủ lòng quyết tâm!
Hãy thực tế và thương lượng thời gian khi cần thiết
Trước khi chấp nhận thời hạn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, hãy tự hỏi bản thân : “Liệu thời hạn này có thực tế hay không?”. Bạn cần phải nhìn vào lịch trình và kế hoạch hiện tại của mình trước khi chấp nhận nhiệm vụ và thời hạn được giao. Còn nếu bạn thực sự muốn nhận nhiệm vụ ấy (vì một lí do nào đó) thì hãy thương lượng về thời hạn của nó.
Hãy thiết lập một đội ngũ có tổ chức
Mỗi nhiệm vụ đều bao gồm những bước làm mà nếu không thực hiện theo một thứ tự xắp sếp hợp lí thì rất dễ rơi vào hỗn loạn. Do đó, là một nhà lãnh đạo, bạn cần phải “thiết kế” một đội ngũ và đưa bản thân vào quy củ.
Bạn cũng cần giao đúng người đúng việc; tùy khả năng từng nhân viên mà cho thời hạn hoàn thành hợp lý và thường xuyên theo dõi quá tình thực hiện. Một khi nhận thức rõ điều này, công việc sẽ dễ dàng theo đúng tiến độ và mang lại kết quả mỹ mãn.
Hãy dùng các công cụ nhắc việc
Ví dụ, bạn có thể viết ra và sắp xếp những việc cần làm hay đã làm cho một sự kiện trước một tháng, để khi sự kiện đến gần, bạn vẫn có thể kiểm soát được mình cần làm những bước nào và theo trình tự nào. Và nếu thời hạn cho một nhiệm vụ quan trọng nhưng xa so với thời điểm hiện tại thì hãy dùng hơn một công cụ hỗ trợ nhắc việc.
Thực tế là cách đây một tháng, tôi gần như đã quên bẵng đi rằng tôi sẽ phải thuyết trình một dự án cho đến khi lịch nhắc việc cùng danh sách những việc cần làm và đã làm nhắc tôi về nhiệm vụ đó. Tôi còn “phát hiện” ra là mình đã book được vé máy bay giá rẻ 2 tháng trước rồi!
Yêu cầu giúp đỡ
Dù sao thì hai cái đầu vẫn tốt hơn một cái đầu phải không nào? Thậm chí nếu có hơn 2 người cùng ngồi bạn bạc và cho bạn gợi ý thì bạn càng có nhiều lựa chọn cho vấn đề của mình. Và kể cả những người bạn yêu cầu giúp đỡ không thể đưa ra giải pháp cho bạn thì ít ra họ cũng là nguồn động viên, khích lệ và biết đâu, những kinh nghiệm mà họ chia sẻ với bạn lại cho bạn một ý tưởng nào đó để trả lời cho vấn đề của bạn.