Chúng ta dành gần hết cả ngày để giao tiếp, từ việc viết email, tham gia các cuộc họp, hội nghị truyền hình, viết báo cáo, thuyết trình cho đến các cuộc tranh luận với đồng nghiệp... Danh sách này vẫn còn dài.
Vậy thì làm thế nào để đảm bảo rằng chúng ta đang giao tiếp theo cách hiệu quả và đạt được mục đích? Nguyên tắc 7C dưới đây sẽ là câu trả lời cho bạn.
Theo nguyên tắc 7C, bất kỳ một cuộc trò chuyện dù dưới hình thức nào cũng cần phải đảm bảo:
- Clear (rõ ràng).
- Concise (ngắn gọn, súc tích).
- Concrete (cụ thể).
- Correct (chính xác).
- Coherent (chặt chẽ, mạch lạc).
- Complete (đầy đủ).
- Courteous (lịch sự, nhã nhặn).
1. Clear (rõ ràng)
Khi viết hoặc nói chuyện với ai đó, cần làm rõ mục tiêu hoặc thông điệp của bạn. Nếu không chắc chắn thì người nghe sẽ rất khó hiểu mục đích của bạn là gì.
Để có được sự rõ ràng, hãy cố gắng tối thiểu lượng ý kiến đưa vào mỗi câu. Đồng thời, chắc chắn rằng người nghe sẽ dễ dàng hiểu được ý nghĩa của từng câu đó. Nhờ vậy, họ sẽ không phải “đoán ẩn ý” và tự đặt giả thuyết về điều bạn đang nói.
Cách gửi email cần thay đổi:
Chào John,
Tôi muốn viết cho anh một ghi chú nhanh về Daniel - người mà đang làm việc cùng phòng với anh. Anh ta là một nhân viên rất giá trị đấy, và tôi muốn nói chuyện với anh nhiều hơn về anh ta khi anh có thời gian.
Thân ái,
Skip
Thật khó để hiểu rõ email này đề cập đến vấn đề gì. Đầu tiên, nếu có nhiều Daniel trong phòng của John thì John sẽ không hiểu Skip đang muốn nói tới ai.
Tiếp theo, Daniel đã làm gì mà Skip nói là “nhân viên giá trị”? John sẽ không hiểu và cảm thấy mập mờ tới mức buộc phải email lại để hỏi thêm thông tin trước khi đặt lịch hẹn gặp.
Cuối cùng, bạn có hiểu được mục đích của email này là gì không?
Skip đơn giản là muốn có một cuộc tán gẫu về Daniel hay có một mục đích cụ thể hơn khi viết email này? Chẳng hề rõ ràng gì cả nên sẽ rất dễ gây nhầm lần.
Cách gửi email đáng học hỏi:
Chào John,
Tôi muốn gửi cho anh một ghi chú nhanh về Daneil Kedar - người mà đang làm việc cùng phòng với anh. Mấy tuần gần đây, anh ấy đã giúp đỡ phòng IT rất nhiều trong việc đảm bảo nhiều dự án đúng tiến độ mặc dù deadline rất cấp bách.
Chúng tôi sẽ có một dự án nâng cấp hết sức gay go trong suốt 3 tháng tới và kiến thức cũng như kỹ năng của anh ấy chắc chắn sẽ rất có giá trị. Liệu chúng tôi có thể mời anh ấy tham gia dự án này?Tôi đánh giá rất cao cơ hội được nói chuyện với anh về điều này. Thời điểm nào tốt nhất mà tôi có thể gọi cho anh để thảo luận sâu hơn? Hãy cho tôi biết sớm.
Thân ái,
Skip.
Email thứ hai này rõ ràng hơn rất nhiều bởi vì người đọc đã có thông tin cần thiết để hành động.
2. Concise (ngắn gọn, súc tích)
Giao tiếp ngắn gọn, súc tích nghĩa là đi đúng trọng tâm và không dài dòng. Người nhận không hề muốn đọc 6 câu khi mà bạn hoàn toàn có thể rút gọn lại thành 3 câu đơn giản.
Liệu có bất cứ tính từ hay “từ đệm” (filler words) nào bạn có thể xóa? Bạn có thể loại bỏ các từ như “chẳng hạn”, “anh thấy đấy”, “rõ ràng”, “kiểu là”, “thật vậy”, “về cơ bản”, “ý tôi là”...
Liệu có bất cứ câu nào không cần thiết không?
Bạn có lặp lại một ý nhiều lần, theo nhiều cách không?
Cách gửi email cần thay đổi:
Chào Matt,
Tôi muốn nói chuyện với anh về chiến dịch Email Marketing mà gần như chúng ta đã thảo luận vào thứ 5 tuần trước. Tôi thực sự nghĩ rằng khách hàng mục tiêu của chúng ta rõ ràng sẽ muốn nhìn thấy những nỗ lực bác ái của công ty. Tôi nghĩ rằng nó có thể tạo nên một tác động lớn và sẽ khiến khách hàng ghi nhớ lâu hơn một buổi sales pitch.
Chẳng hạn, nếu chúng ta nói về các nỗ lực của công ty để phát triển bền vững cũng như hoạt động từ thiện mà chúng ta thực hiện ở các trường học địa phương thì khi đó, những người mà chúng ta muốn thu hút sẽ ghi nhớ thông điệp của chúng ta lâu hơn. Tác động sẽ chỉ lớn hơn mà thôi. Anh nghĩ gì?
Jessica.
Email này quá dài! Có đôi chỗ lặp lại và nhiều “từ đệm” không cần thiết.
Cách gửi email đáng học hỏi:
Chào Matt,
Tôi muốn thảo luận nhanh về chiến dịch Email Marketing mà chúng ta đã phân tích thứ 5 tuần trước. Khách hàng mục tiêu của chúng ta sẽ muốn hiểu rõ về các nỗ lực bác ái của công ty, đặc biệt là mục tiêu của chúng ta để phát triển bền vững và giúp đỡ các trường học địa phương.
Điều này sẽ tạo ra tác động mạnh mẽ hơn rất nhiều, và tạo hiệu ứng ghi nhớ lâu hơn so với một buổi sales pitch truyền thống.
Anh nghĩ gì?
Jessica.
3. Concrete (cụ thể)
Khi thông điệp của bạn cụ thể thì người nhận sẽ có một bức tranh rõ ràng về điều bạn đang nói với họ. Có nhiều chi tiết (nhưng đừng quá nhiều), các sự thật sinh động và sắc bén. Thông điệp của bạn cần chắc chắn.
Hãy cùng xem xét đoạn copy quảng cáo này:
Viết quảng cáo kiểu này sẽ không bán được nhiều sản phẩm. Chẳng hề có đam mê, chi tiết cụ thể, chẳng có gì khơi gợi cảm xúc và chẳng có gì nói với người đọc rằng tại sao họ lại phải quan tâm tới Lunchbox Wizard là cái gì. Thông điệp này không đủ cụ thể để tạo ra sự khác biệt.
Cách viết đáng học hỏi:
Bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày để chuẩn bị bữa trưa cho các con? Giờ thì không cần nữa! Chỉ cần lấy một hộp Lunchbox Wizard từ tủ lạnh để mang đến cho lũ trẻ những bữa trưa đầy dinh dưỡng mỗi ngày và bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để chơi đùa hay đọc truyện cùng bọn trẻ!
Đoạn copy này hay hơn nhiều nhờ các hình ảnh sinh động. Người đọc có thể hình dung được những khoảng thời gian chất lượng cùng con cái. Đồng thời, đề cập đến việc sản phẩm được dự trữ trong tủ lạnh giải thích rằng ý tưởng đó thực tế như thế nào. Thông điệp trở nên sinh động qua các chi tiết.
4. Correct (chính xác)
Thông điệp chính xác nghĩa là nó phù hợp với đối tượng người nhận và không mắc bất kỳ sai sót nào.
Những thuật ngữ mang tính kĩ thuật mà bạn sử dụng có phù hợp với học vấn hay kiến thức của người nghe?
Bạn đã kiểm tra lỗi ngữ pháp trong bài viết của bạn chưa? Hãy nhớ, tính năng kiểm tra chính tả cũng có thể không kiểm soát được hết.
Tất cả những tên riêng và tiêu đề đã viết đúng chính tả chưa?
Cách giao tiếp cần thay đổi:
Chào Daniel,
Cám ơn anh rất nhiều vì đã gặp tôi trưa nay! Tôi thực sự hứng thú với cuộc trò chuyện (conservation) của chúng ta, và tôi rất hào hứng được chứng kiến sự phát triển của dự án. Tôi nghĩ rằng rằng deadline là hai tuần (two-weak) tới sẽ không vấn đề gì.
Cám ơn anh lần nữa, và tôi sẽ sớm nói chuyện trực tiếp với anh!
Thân mến,
Jack Miller
Nếu đọc nhanh ví dụ này thì bạn sẽ không tìm thấy lỗi. Nhưng nếu xem xét kỹ hơn, bạn sẽ tìm thấy hai lỗi.
Lỗi thứ nhất là người viết đã vô tình gõ chữ “conservation” thay vì “conversation”. Lỗi phổ biến này có thể xảy ra khi bạn đánh máy quá nhanh.
Lỗi thứ hai đó là từ “two-weak” thay vì “two-week”.
Các công cụ kiểm tra lỗi chính tả sẽ không phát hiện ra các lỗi này. Đây là lý do tại sao hiệu đính rất quan trọng.
5. Coherent (mạch lạc)
Giao tiếp mạch lạc nghĩa là có logic. Tất cả các điểm đều được kết nối với nhau và liên quan tới chủ đề chính, đồng thời giọng điệu và mạch văn cũng phải nhất quán.
Cách giao tiếp cần thay đổi:
Traci,
Tôi muốn viết cho anh một ghi chú nhanh về bản báo cáo tôi làm xong tuần trước. Tôi đã đưa nó cho Michelle để đọc thử và cô ấy muốn chắc rằng anh đã biết về cuộc họp phòng thứ 6 này. Chúng tôi đang xây dựng outline cho cuốn hướng dẫn cầm tay dành cho nhân viên mới.
Cảm ơn,
Michelle.
Như bạn có thể thấy, email này không tập trung rõ vào vấn đề. Phản hồi của Michelle về báo cáo của Traci ở đâu? Cô ấy đã đề cập tới nó nhưng sau đó, cô ấy lại chuyển sang chủ đề về cuộc họp ngày thứ 6.
Cách giao tiếp đáng học hỏi:
Chào Traci,
Tôi muốn viết cho bạn một ghi chú nhanh về bản báo cáo bạn hoàn thiện tuần trước. Tôi đã đưa nó cho Michelle đọc thử và cô ấy cho tôi biết rằng có một vài thay đổi bạn cần sửa. Cô ấy sẽ email lại cho bạn các góp ý chi tiết của cô ấy vào cuối giờ chiều nay.
Cảm ơn,
Michelle.
Đây là cách giao tiếp hiệu quả. Michelle không hề đề cập tới cuộc họp hôm thứ 6 bởi vì điều này nên được đề cập trong một email khác.
6. Complete (Đầy đủ)
Đầy đủ nghĩa là người nhận nhận được tất cả những thông tin họ cần và nếu phù hợp, họ sẽ hành động.
Thông điệp của bạn đã bao gồm “lời kêu gọi hành động” (call to action) để người đọc hiểu rõ điều bạn muốn họ làm chưa?
Bạn đã đính kèm các thông tin liên quan như tên người liên hệ, thời gian, địa chỉ... chưa?
Cách giao tiếp cần thay đổi:
Chào mọi người,
Tôi chỉ muốn gửi tới tất cả các bạn lời nhắc về cuộc họp vào ngày mai!
Hẹn gặp các bạn ở đó.
Chris.
Thông điệp này không đầy đủ. Cuộc họp nào? Mấy giờ? Ở đâu?
Cách giao tiếp đáng học hỏi:
Chào mọi người,
Tôi chỉ muốn nhắc các bạn về cuộc họp ngày mai bàn về các chính sách truyền thông mới. Cuộc họp sẽ diễn ra vào lúc 10 sáng ở phòng hội thảo tầng 2. Hãy cho tôi biết nếu bạn không thể tham dự.
Hẹn gặp các bạn ở đó,
Chris.
7. Courteous (lịch sự, nhã nhặn)
Giao tiếp lịch sự nghĩa là thân thiện, cởi mở và chân thành. Không có giọng điệu hàm chứa công kích hay xúc phạm. Bạn đồng cảm với nhu cầu của họ và hiểu rõ điều họ cần.
Cách giao tiếp cần thay đổi:
Jeff,
Tôi muốn anh biết rằng tôi không lấy làm thích thú việc nhóm của anh luôn luôn độc chiếm thời gian tranh luận trong những buổi họp cuối tuần. Tôi có rất nhiều dự án và tôi thực sự cần thời gian bàn luận về tiến độ dự án của nhóm. Nhưng vì nhóm của anh mà tôi không thể làm điều đó. Anh có thể đảm bảo sẽ dành thời gian cho tôi và nhóm của tôi vào buổi họp tuần tới chứ?
Cám ơn anh,
Phil
Cách giao tiếp đáng học hỏi:
Chào Jeff,
Qua email ngắn này, tôi muốn nhờ anh giúp tôi một việc. Trong những buổi họp hàng tuần, nhóm của anh đã làm rất tốt trong việc nêu bật sự tiến triển của dự án. Nhưng việc này đã chiếm thời gian trình bày về tiến triển công việc dành cho nhóm của tôi.
Tôi sẽ rất cảm kích nếu anh có thể dành cho nhóm của tôi thêm một chút thời gian trong buổi họp hàng tuần để họ có thể báo cáo về công việc.
Cám ơn anh rất nhiều và hãy cho tôi biết nếu tôi có thể làm điều gì đó cho anh.
Thân mến,
Phil
Bạn có thấy sự khác biệt? Email này rất lịch sự và thân thiện, và nó không hề gây cảm giác khó chịu.
Một vài biến thể của quy tắc 7C trong giao tiếp:
Credible (Đáng tin) – Thông điệp của bạn có thể hiện được hay làm nổi bật sự đáng tin không? Điều này thực sự quan trọng khi bạn giao tiếp với những người không biết nhiều về bạn.
Creative (Sáng tạo) – Thông điệp của bạn có được truyền tải một cách sáng tạo không? Truyền đạt thông tin một cách sáng tạo sẽ giúp thu hút người nghe.
Tất cả chúng ta đều phải giao tiếp hàng ngày. Việc giao tiếp tốt hay không ảnh hưởng đến
lòng tin của khách hàng, sếp, và đồng nghiệp với chúng ta.
Hãy sử dụng quy tắc 7Cs như một checklist cho mọi lúc bạn cần giao tiếp. Bằng cách này, bạn sẽ có thể truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, dễ hiểu, hoàn chỉnh và lịch sự.