Ai cũng có thể học và làm chủ được thời gian. Chỉ cần bạn luyện tập và kiên trì.
Cũng giống như các kỹ năng khác, bạn có thể học cách
quản lý thời gian theo cách dễ dàng hoặc theo cách nghiêm khắc.
Cách học nghiêm khắc thường bao gồm nhiều năm thử thách và mắc lỗi, rất nhiều lỗi sai phát sinh từ việc tìm ra những việc gì có hiệu quả và những việc gì không có hiệu quả.
Nếu như bạn muốn mình
tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức, thì bạn nên thử học theo cách dễ dàng: đó là học hỏi từ những người đi trước.
Không ai có thể níu giữ hoặc kéo dài quỹ
thời gian của mình. Vì vậy, việc quản lý thời gian hiệu quả là vấn đề đáng lưu tâm của mỗi người. Nó đòi hỏi phải có sự cố gắng và kiên trì để bạn có thể làm chủ được thời gian của mình và hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra.
Dưới đây là 15 mẹo quản lý thời gian thiết thực nhất giúp bạn có thể bắt đầu ngay từ bây giờ.
1. Viết ra mọi thứ
Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ quá nhiều chi tiết dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết ra mọi thứ là một cách rất tuyệt để kiếm soát các dự án và công việc của ban, khiến bản thân bạn sắp xếp có tổ chức hơn.
2. Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách của bạn
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.
3. Lên kế hoạch trong tuần của bạn
Bạn dành một số thời gian vào đầu tuần để lên kế hoạch làm việc cho mình. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp tăng năng suất của bạn và cân đối các dự án dài hạn quan trọng với những công việc cấp bách hơn. Mọi thứ bạn cần là 15 đến 30 phút mỗi tuần để họp về kế hoạch làm việc của bạn.
4. Mang theo một quyển sổ nhỏ
Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình. Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất. Một cách khác đó là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số.
5. Hãy học cách nói "không"
Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc; họ nói “có” trong khi đáng lẽ ra họ phải nói “không”. Vì vậy, bạn hãy học cách nói “không” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.
6. Suy nghĩ trước khi hành động
Bao nhiêu lần bạn nói “có” với một số việc, và sau đó bạn lại cảm thấy hối tiếc? Vì vậy trước khi hứa hẹn làm một công việc mới, bạn hãy ngừng lại để suy nghĩ một chút trước khi đưa ra câu trả lời của mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.
7. Không ngừng nâng cao bản thân
Bạn nên dành thời gian trong kế hoạch làm việc của bạn để học những điều mới và phát triển khả năng cũng như tài năng bẩm sinh của bạn. Ví dụ, bạn có thể đăng ký một lớp học, tham gia một chương trình đào tạo, hoặc đọc một cuốn sách. Không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng của bạn sẽ tăng khả năng tìm việc của bạn, giúp bạn nâng cao sự nghiệp, và là một hướng đi đáng tin cậy nhất để trở thành người độc lập về tài chính.
8. Hãy suy nghĩ về những gì bạn sẽ từ bỏ để làm những công việc hàng ngày của bạn
Sẽ là rất tốt nếu bạn thường xuyên đánh giá cách thức bạn sử dụng thời gian. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm là ngừng làm một hoạt động nào đó không còn có ích cho bạn nữa, để dành thời gian làm những hoạt động khác có ích hơn. Bạn hãy cân nhắc những việc bạn có thể từ bỏ để có thể tiếp tục thực hiện những công việc hiện tại của bạn.
9. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian
Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể sẽ giúp bạn theo dõi mọi việc bạn cần làm, tổ chức và sắp xếp thứ tự công việc của bạn, phát triển những kế hoạch khả thi để hoàn thành nó. Một hệ thống hợp nhất sẽ giống như chất keo dính gắn chặt các phương pháp quản lý thời gian tốt nhất với nhau.
10. Nhận ra các thói quen xấu
Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế
thành công của bạn. Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi
cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt.
11. Đừng làm việc của người khác
Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bởi vì bạn mang tâm lý của “người hùng” hay không? Nếu bạn làm như thế, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án và mục tiêu của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, và dạy người khác làm thế nào để họ làm công việc của họ.
12. Ghi nhật ký về mục tiêu của bạn
Thời gian làm việc nhằm mục đích lập và đánh giá các mục tiêu của bạn. Ban đầu, bạn hãy ghi ra mục tiêu của bạn, sau đó bạn viết quá trình thực hiện của bạn đối với từng mục tiêu. Nhìn lại nhật ký mục tiêu hàng tuần và đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng.
Lưu giữ nhật ký trong máy tính của bạn không bao giờ là điều dễ dàng cả!
13. Đừng là người cầu toàn
Một vài công việc yêu cầu bạn phải cố gắng hết sức. Ví dụ, khi gửi một email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều hơn một vài phút để làm điều đó. Bạn hãy học cách phân biệt giữa những công việc cần phải hoàn thành một cách xuất sắc với những công việc chỉ cần làm được mà thôi.
14. Nhận biết những công việc “lấp chỗ trống”
Khi bạn có danh sách những việc cần làm với rất nhiều việc quan trọng, bạn hãy thận trọng để không bị rối trí bởi những công việc “lấp chỗ trống”. Những công việc đã được sắp xếp trong sổ hoặc trong giấy tờ của bạn có thể đợi tới khi bạn giải quyết những công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất.
15. Tránh không rơi vào “những cái bẫy hiệu quả”
Làm việc có hiệu quả không nhất thiết là bạn phải làm việc có năng suất. Bạn nên tránh những công việc mà bạn có thể làm một cách hiệu quả nhưng lại không cần phải làm gì hết. Chỉ bởi vì bạn đang bận và phải hoàn thành công việc không có nghĩa là thực thế bạn đang hoàn thành những việc quan trọng.
Quản lý thời gian luôn là vấn đề muôn thuở của chúng ta, đặc biệt là những người trẻ, với rất nhiều sự lựa chọn, không chỉ công việc mà còn những lựa chọn khác trong cuộc sống như học tập, vui chơi và mở rộng giao lưu. Ai cũng nói phải nắm chắc kỹ thuật 80-20 (20% hành động sẽ dẫn đến 80% kết quả quan trọng), ai cũng nói phải quản lý thời gian tốt hơn, nhưng nếu bạn còn căng thẳng, còn không yên tâm về việc sử dụng quỹ thời gian của mình, thì hãy nhìn lại ngay những việc mình đã, đang và sẽ làm.
Bắt đầu để thay đổi ngay từ lúc này không phải là muộn, mà sẽ chỉ giúp bạn không phải hối tiếc vì đã bỏ lỡ thời gian mà thôi.
Bài học cùng chủ đề
- Mẹo quản lý thời gian hiệu quả
- Sắp xếp thời gian
- 8 cách quản lý thời gian hiệu quả