Thế giới này có hai loại người - người hoàn
thành công việc và người không thể làm bất cứ điều gì.
Thời gian miễn phí nhưng vô giá.
Có khả năng bạn mang nhiều trách nhiệm và nhiều thứ cần làm mỗi ngày, nhưng trở nên "năng suất" không hề giống với "bận rộn."
Thực hiện một vài thói quen sau trong 10 phút tới, bạn sẽ năng suất hơn trong suốt phần đời còn lại.
1. Làm thế nào để ưu tiên
Bạn không thể đạt được bất kỳ điều gì trong đời nếu bạn không rõ điều mình thực sự muốn là gì. Việc sống có kế hoạch sẽ ép bạn làm gì đó.
Nếu bạn không biết bạn đang đi đâu, bạn có thể chẳng đến được đích. Bạn không có bất kỳ cơ hội nào để làm được nếu bạn không có ưu tiên.
Ưu tiên là những thứ bạn phải hoàn thành trong đời sống và cuộc sống.
Những người thành công và có ảnh hưởng biết phải làm gì, làm khi nào và những công cụ họ cần để giúp đạt được mục đích. Biết cách đặt ưu tiên ảnh hưởng đến sự thành công của
cuộc sống và công việc.
Để ưu tiên tốt hơn, xác định những việc quan trọng nhất của bạn, tách bạch việc khẩn ra khỏi việc quan trọng, tiếp cận giá trị của mỗi việc, sắp xếp chúng theo tầm quan trọng, và cuối cùng thêm vào
thời gian ước lượng để hoàn thành việc trong danh sách việc cần làm.
Làm danh sách việc cần làm ngắn gọn.
Dành hàng giờ đồng hồ để lập danh sách việc cần làm rồi kết thúc với một cái thùng rác đầy và một cái bàn sạch bóng không có gì đáng tự hào và không liên quan gì đến thành công cả. Thay vì một danh sách việc cần làm, bạn cần một danh sách thành công - một danh sách được tạo ra một cách có mục đích quanh những kết quả phi thường.
Danh sách việc cần làm thường dài; danh sách thành công thì ngắn gọn. Một cái đưa bạn theo nhiều hướng; cái còn lại hướng bạn theo một phương nhất định. Một là thư mục vô tổ chức, một là chỉ thị có tổ chức. Nếu một danh sách không được xây dựng quanh thành công, vậy nó sẽ không đưa bạn đến với thành công. Nếu danh sách việc cần làm của bạn có tất cả mọi thứ, có thể nó sẽ đưa bạn đến với mọi thứ ngoại trừ thứ bạn thực sự muốn.
2. Hãy để tâm trí bạn thỏa mái
Đừng quá dựa dẫm vào trí nhớ của bạn. Nó sẽ khiến bạn thất vọng khi bạn cần nó nhất. Thay vào đó, viết lại mọi thứ mỗi ngày.
Có hàng trăm lựa chọn để ghi chú - mọi thứ từ giấy nhớ đến ứng dụng như Evernote, Any.do, và Wunderlist.
Bằng cách ghi lại mọi thứ cần hoàn thành trong tuần, bạn sẽ có một định hướng tốt hơn về những thứ cần được hoàn thành - và đặt ưu tiên dựa theo đó.
3. Cách tách biệt việc khẩn cấp và việc quan trọng
Điều khẩn cấp hôm nay có thể không quan trọng vào ngày mai.
Việc của bạn là biết được việc gì là khẩn cấp và cần chú ý ngay lập tức và điều gì quan trọng có thể được hoãn lại đến hôm sau.
Đặt ra quy tắc và ranh giới rõ ràng để bạn không lấy quá nhiều từ ai đó.
Khi công việc được phân ra quan trọng và khẩn cấp, bạn chú ý đến chúng hơn và hoàn thành chúng sớm nhất có thể.
Đừng ngại nhờ ai đó nhận tin nhắn hoặc trả lời e-mail để bạn có thể tập trung vào việc của mình.
Trong 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done, Peter Bregman viết, "Để hoàn thành được đúng việc, việc lựa chọn điều gì cần bỏ qua cũng quan trọng như chọn điểm cần tập trung đến."
Giảm đi lời hứa. Có lẽ bạn có quá nhiều thứ phải làm. Nếu bạn chỉnh sửa lời hứa của mình, bạn có thể giảm khối lượng công việc và thời gian bạn cần cho công việc.
4. Cách để tập trung chỉ một việc một lúc
Khả năng tập trung là một kỹ năng bị đánh giá thấp. Tập trung vào một việc thay đổi mọi thứ.
Một việc duy nhất buộc bạn phải duy trì sự tập trung.
Khả năng của bạn có thể tăng 2-5 lần nếu bạn có thể tập trung vào một việc duy nhất một cách có chủ đích với ít hoặc không có sự xao nhãng nào.
Khi bạn có một ưu tiên rõ ràng ở bất kỳ lúc nào, làm một việc duy nhất là cách tốt nhất để hoàn thành công việc nhanh hơn.
Khi bạn chỉ chú tâm vào một việc bạn hoàn thành được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn với ít áp lực hơn.
5. Cách để sống cuộc sống 80/20
Tôi chắc rằng bạn đã nghe đến Nguyên tắc Pareto, còn được biết đến là quy tắc 80/20: tập trung vào ít việc hơn cho bạn nhiều lợi ích hơn.
Nguyên tắc nêu rõ, với nhiều việc, khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân.
Có lẽ có quá nhiều thứ đến với bạn trong mỗi ngày làm việc, và bạn quá bận tung hứng mọi thứ đến với bạn để có dành ra 1 phút và đánh giá những gì là thiết yếu, những gì là cấp bách, những gì có thể ủy thác và mọi thứ khác đều là sự lãng phí tài sản quan trọng nhất của bạn.
Khi bạn buộc bản thân phải tập trung vào những việc quan trọng có khoản hoàn vốn (ROI) lớn, bạn sẽ năng suất hơn, đặt được nhiều hơn và làm cho cuộc sống đơn giản hơn.
Để làm được nhiều hơn với ít thời gian hơn, theo dõi thời gian bạn dành cho công việc mỗi giờ vào mỗi ngày trong tuần.
Bao nhiêu hoạt động của bạn đem bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình?
Lãng phí thời gian là bao nhiêu?
Bao nhiêu có thể đã được ủy quyền?
Xem thêm:
80 và 20
Chọn những nhiệm vụ 20% của bạn mà đem lại 80% kết quả và nhờ trợ giúp bên ngoài hoặc ngừng lại phần còn lại.
Để theo đuổi ít hơn và đạt được nhiều hơn một cách hiệu quả, hãy sử dụng quy tắc MIT:
Chọn ba Việc Quan Trọng Nhất mỗi ngày, và tập trung hoàn toàn vào việc hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhiều hơn thì có thể bạn sẽ không hoàn thành tất cả được.
Thành tích là một động lực rất lớn.
Tiến bộ sẽ khiến bạn tiếp tục khi bạn ngừng mong muốn nhiều hơn. Bằng cách giới hạn bản thân trong một số việc, bạn buộc bản thân tập trung vào chỉ một điều quan trọng.
6. Cách sở hữu và bảo vệ thời gian của bạn
Chỉ mình bạn có thể làm chủ thời gian của mình và quyết định dành bao nhiêu thời gian cho suy nghĩ, giao tiếp, hành động và kể cả sự xao nhãng có chỉ đích của bạn sẽ dẫn bạn đến với thành công.
Warren Buffett nói: "Bạn không thể để người khác sắp đặt cho bạn."
Nếu 80% kết quả của bạn sẽ đến từ 20% thời gian của bạn, hãy tưởng tượng nếu bạn làm thật hoàn hảo, bạn chỉ cần khiến 20% đó hiệu quả.
Bảo vệ thời gian của bạn như một vụ đầu tư giá trị. Điều bạn làm hôm nay quan trọng vì bạn đang đánh đổi một ngày của cuộc đời mình cho nó.
Luôn phân bổ thời gian cho việc của bạn. Mỗi việc trong ngày nên trong tầm tay, thực tế và có thời hạn. Và quan trọng nhất là mỗi việc nên thúc đẩy mục tiêu của bạn trong ngày, tuần hoặc tháng. Hạn chế về thời gian sẽ thúc đẩy bạn tập trung và hiệu quả hơn.
Dù chúng là gì, hãy khiến chúng rõ ràng, để bạn biết nên tập trung vào điều gì và thực sự có gì đó để làm khi bạn tạo ra thời gian rảnh!
Làm chủ thời gian của bạn không chỉ về có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn; nó là về biết được bạn muốn gì và sử dụng thời gian bạn có được một cách hiệu quả để đạt được nó.
Hãy nhớ rằng nếu bạn không ưu tiên cho cuộc sống của mình thì người khác sẽ làm điều đó."
Lấy lại thời gian của bạn và đột nhiên bạn sẽ có cả đống thời gian để làm việc cho mục tiêu đời mình, để thư giãn và xả giảm căng thẳng, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, đọc sách, cải thiện bản thân, làm việc trong một dự án đầy đam mê, tập thể dục.
Nó sẽ là một trong những điều quan trọng nhất mà bạn làm.
7. Ngừng trở thành người cầu toàn
Nếu bạn cứ mãi theo đuổi sự hoàn hảo, có thể mất thời gian để hoàn thành công việc hơn - và bạn sẽ gần như là ít năng suất hơn bạn dự định.
Lý do là khi bạn phấn đấu cho sự hoàn hảo, bạn dành nhiều thời gian cho một việc hơn cần thiết, khiến các trách nhiệm khác của bạn bị đẩy lùi.
Điều này sẽ khiến bạn mất thời gian và có thể làm phiền vị sếp trực tiếp trong quá trình này. Sự cầu toàn thậm chí còn cao hơn khi bạn không tin bất kỳ ai trừ chính bạn, vì sự tinh chỉnh không bao giờ kết thúc.
Sự hoàn hảo có thể là kẻ thù và thường là một ảo ảnh, đặc biệt nếu bạn tiếp tục cố gắng cải thiện điều gì đó vốn đã tốt sẵn rồi.
8. Làm thế nào để đo lường đầu vào và kết quả của bạn
Đừng chỉ đo lường bản thân bằng những gì bạn đã hoàn thành, mà bằng những gì bạn có thể đạt được nếu bạn sử dụng những nguyên tắc làm việc tốt nhất.
Nếu bạn không có thời gian để đánh giá kết quả và tìm ra cách để làm nhiều hơn những gì đang làm, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian cho các hoạt động ít ảnh hưởng đến năng suất của bạn.
Liên tục kiểm tra công việc của bạn.
Phân tích tỉ mỉ nguyên nhân và kết quả.
Thực tế phũ phàng về cuộc sống và việc sống là thế này: chúng ta sống trong một thế giới nơi có rất nhiều thứ chiếm hết thời gian của bạn nhưng mang lại cho bạn ít kết quả nhất và rất ít thứ có giá trị đặc biệt.
Tính toán thời gian nỗ lực của bạn, và dẫn chứng về cách bạn đang đầu tư thời gian của bạn.
Bạn có được kết quả mong muốn chứ?
Điều này ban đầu có vẻ như lãng phí thời gian, nhưng một khi bạn thấy dữ liệu hiệu suất có giá trị để có thể làm tốt hơn trong cuộc sống như thế nào, bạn sẽ bắt tính toán xem thời gian đã đi đâu.