1- Đến giờ dậy là phải dậy thôi
Thức dậy là việc đầu tiên trong ngày
bạn dễ dàng
trì hoãn. Bạn bấm nút “snooze – báo lại” hoặc
vô tình tắt luôn chuông báo thức và tiếp tục
ngủ vùi; 30 phút sau, bạn bật dậy trong
hoảng loạn và vắt chân lên cổ để chạy
cho kịp giờ đi làm. Nếu bạn không muốn kịch bản này lập đi lập lại mỗi ngày, hãy đặt
điện thoại hoặc
đồng hồ báo thức ngoài tầm tay, càng xa càng
tốt nhưng phải đảm bảo đủ gần để nghe thấy chuông. Việc bò ra khỏi giường để tắt báo thức đã giúp bạn rời khỏi giường để sẵn sàng cho
ngày mới rồi, và
nhớ đừng bò lại về giường nhé!
Mọi người đều vội vào buổi sáng trước khi đi làm, đây là thời gian có thể nói là bận nhất trong ngày. Với những người
ngăn nắp và có tổ chức, họ sẽ chuẩn bị cho buổi sáng của mình từ tối hôm trước. Quần áo đi làm chọn và ủi sẵn, túi xách và
tài liệu soạn sẵn, bữa
ăn sáng nấu sẵn chỉ cần hâm lại sẽ giúp bạn
tiết kiệm được đáng kể thời gian. Hãy áp dụng hoặc
yêu cầu
chồng con bạn áp dụng tương tự để buổi sáng không phải đánh vật với thời gian và ra đường tất tả như chạy giặc nữa.
Thường thì những người
hay trễ hạn bị mắc lại ở bước chuyển từ việc này
sang việc khác; chẳng hạn bạn có một cuộc hẹn trong 1 tiếng đồng hồ nữa nhưng bạn không biết có kịp làm xong việc đang làm hay không, nếu cứ làm cho xong việc thì
khả năng trễ hẹn là rất cao, còn nếu bỏ dở việc đang làm cho kịp hẹn thì rồi sẽ kéo theo những cái trễ khác. Vậy phải làm thế nào?
Với những người có
ý thức và biết
quản lý thời gian, họ luôn chia thời gian cho từng công việc trước và biết rõ họ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này trước khi chuyển sang việc khác. Không
đơn giản là việc nào đến trước thì làm trước, họ cũng biết
đánh giá mức độ quan trọng của từng việc để
đầu tư thời gian hợp lý, bởi vì bạn biết đấy, có những việc rất
mất thời gian nhưng lại chẳng mang lại được
giá trị gì nhiều, nên nếu cứ
cố gắng theo đuổi và
cầu toàn cho mọi việc thì bạn cũng mất kha khá thời gian làm chuyện linh tinh rồi đấy.
4- Tìm giải pháp cho những việc lặp đi lặp lại
Nếu bạn cứ ngày ngày cuống cuồng tìm cho đủ nguồn sạc
laptop, điện thoại, máy tính bảng trước khi đi làm, có lẽ bạn nên sắm thêm một bộ sơ cua để trong
xe hoặc ở
văn phòng. Nếu ngày nào bạn cũng phải lùng sục tìm chìa khoá và kính mát trước khi ra khỏi
nhà, hãy tạo thói quen đặt chúng ở một vị
trí cố định gần cửa. Khi bạn thấy rằng mình mất thời gian cho một việc vặt gì đó đến lần thứ
ba, hãy tìm giải pháp để khắc phục nó.
Có một điều
thú vị là những người thường xuyên làm mọi việc sát nút và trễ hẹn thường có
tâm lý ngại
chờ đợi hãy
sợ phải
ngồi không chẳng biết làm gì. Đó cũng là lý
do vì sao họ hầu như không bao giờ đến sớm rồi lại phải ngồi đợi, thà để người khác đợi mình còn hơn mình phải đợi người khác.
Vấn đề này thực ra khá dễ giải quyết, thời buổi này chỉ có chuyện đủ sức để làm không thôi chứ không hề có chuyện không có gì để làm. Nếu chỉ để giết thời gian chờ đợi, hãy cài vài
ứng dụng đọc báo, trò chơi đơn giản hay mang theo một cuốn
sách bạn đang đọc dở.
6- Họ miễn nhiễm với bệnh “một tí nữa” hay “nốt cái này đã”
Bạn sẽ hiếm khi nghe những người biết quản lý thời gian nói họ cần “làm nốt cái này đã” hay “còn sớm, để
làm thêm cái này nữa thôi.” Nấn ná để làm thêm một việc gì đó ngoài
kế hoạch không phải là cách
tiết kiệm thời gian mà chỉ làm phí phạm thời gian thêm vì bạn hầu như chẳng thể
kiểm soát được những việc phát sinh.
Hãy tập chống lại thôi thúc trì hoãn để làm thêm việc này việc nọ và làm đúng việc bạn định và cần làm thôi.
7- Dự trù thời gian trống cho những việc phát sinh
Để công việc luôn chu toàn và đúng giờ giấc, những người biết cách quản lý thời gian luôn chêm những khoảng thời gian trống giữa các khung giờ cho từng công việc. Những khoảng trống này là cần thiết để họ giải quyết những việc phát sinh ngoài kế hoạch. Nếu bạn không tính
toán tỉ mỉ được khoảng thời gian dự phòng giữa từng công việc, hãy dành cho mình ít nhất 15 phút buổi sáng và 15 phút buổii chiều cho những việc phát sinh nhé!
8- Họ rất giỏi tính toán
Những người đúng giờ thường
sống rất có kế hoạch. Họ biết họ cần làm gì trong một ngày, chi tiết có thể đến từng phút, thậm chí có thể đếm được cả thời gian đi lại,
gửi xe, chờ thang máy trong mọi hoàn cảnh
thời tiết, chính vì thế mà dù nắng hay mưa họ cũng rất hiếm khi
muộn giờ. Nếu muốn trở thành người giờ giấc, bạn phải
rèn luyện thôi.
Bắt đầu từ việc tính toán và ghi lại thời gian bạn thực hiện các thói quen thường nhật, và bắt đầu lên lịch cho mình, ưu tiên việc quan trọng và cắt bỏ những việc chẳng cần thiết. Quản lý thời gian không có
nghĩa là nhồi nhét công việc để làm được thật nhiều việc, đơn giản là bạn sắp xếp hợp lý để làm đủ việc mà vẫn
thong dong và đúng hạn thôi.
Khi bạn
lên kế hoạch và theo dõi lịch làm việc của mình thường xuyên, bạn sẽ biết được từng thời điểm trong ngày bạn làm tốt việc gì nhất. Nếu bạn
tập trung và
suy nghĩ tốt nhất vào buổi sáng, hãy dành thời gian này cho những công việc đòi hỏi chất xám nhiều nhất.
Sắp xếp công việc theo
năng lực trong từng thời điểm của một ngày giúp bạn tối ưu hoá được hiệu
quả làm việc của mình và giữ được hứng thú với mọi việc.