Nếu mọi
nỗ lực của bạn để hiệu
quả dường như chẳng mấy tác dụng thì vấn đề có lẽ không phải ở bạn. Có lẽ, mấu chốt của việc này nằm ở cách thức bạn
nhìn nhận về thời gian.
Và đây là một kiểm nghiệm thực tiễn:
Không phải mọi thời khắc đều quan trọng như nhau
Ta sẽ thấy khá thường xuyên những
lời khuyên về quản lý thời gian đều mặc định, mọi thời khắc đều như nhau: một giờ
đồng hồ luôn là 60 phút
làm việc hiệu quả.
Có thể thấy, quan niệm này bất chấp thực tiễn đời
sống. Tất cả chúng ta đều có những thời điểm lên cao hay xuống thấp về mặt
năng lượng (cả về
tinh thần lẫn
thể chất) trong một ngày. Chẳng hạn, bạn sẽ thấy
đầu óc lơ tơ
mơ lúc sáng sớm nhưng lại
tập trung cực
tốt trong khoảng từ 10 đến 12 giờ sáng.
Bạn luôn muốn
làm việc tốt nhất trong khoảng thời gian tối ưu nhất. Đôi khi, thực tiễn này trái ngược hẳn với những lời khuyên về quản lý thời gian theo cách truyền thống. Nếu bạn làm việc
bắt đầu từ 8 giờ sáng, nhưng đầu óc bạn hình như lại chỉ thực sự
tỉnh táo vào lúc 10h, thì việc bạn dành ra 2 giờ đầu ngày đó giải quyết số
email cũng tốt chứ sao.
Do đó,
đừng băn khoăn quá nếu cuốn sách bạn vừa
đọc nói rằng, bạn không nên check mail trước bữa trưa.
Vậy lúc nào là thời gian
làm việc hiệu quả nhất của bạn? Bạn có thể
sắp xếp lại ngày làm việc của mình như thế nào để bạn có thể làm việc tốt nhất lúc đó?
Bạn không thể làm việc hiệu quả được 8 tiếng mỗi ngày
Hầu hết những
công việc làm giờ hành chính đều có cách quy định về thời gian
lao động từ 8 đến 9 tiếng. Nếu bạn là
sinh viên hay người làm việc
tự do, bạn dễ có cảm
tưởng mình cũng nên làm việc liên tục trong khoảng thời gian ấy.
Nhưng
sự thật là bạn không thể làm như thế. Nếu công việc của bạn đòi hỏi mức độ tập trung cao hay rất cần phải
sáng tạo, như nghề đồ
họa hay
lập trình chẳng hạn, bạn cũng chỉ có thể thực sự làm được 3 đến 4 giờ lao động hiệu quả mỗi ngày.
Đừng tự cảm thấy day dứt về điều này, mà hãy
chuẩn bị tâm lý về nó. Khi bạn đang làm việc, hãy tập trung ở mức tốt nhất có thể, bạn sẽ rất ngạc nhiên là tại sao mình có thể hoàn thành được khá nhiều việc như vậy trong vòng vài giờ đồng hồ.
Khi bạn lên
danh sách những việc cần làm mỗi ngày, hãy tập trung vào 2 hoặc 3 đầu việc lớn trong những giờ làm việc hiệu quả nhất. Và rồi khi cảm thấy năng lượng bắt đầu hao hụt, bạn có thể thả lỏng vào những
việc nhỏ nhặt hơn.
Quản lý cuộc đời chứ không phải thời gian của bạn
Nếu bạn là người quản lý thời gian
giỏi, bạn nên có một loạt những kỹ năng hữu ích như thế này:
* Tập trung vào công việc và tránh sự
trì hoãn.
* Biết ưu tiên các việc cần giải quyết một cách đúng đắn và hiệu quả.
* Tránh đi những khoảng thời gian
lãng phí (chẳng hạn, bạn có thể nghe sách nói trong lúc
di chuyển).
Vấn đề
cho thấy, việc quản lý thời gian không thể giúp bạn tiến xa hơn nếu bạn đang giải quyết những việc không
phù hợp. Nếu bạn đang làm một công việc tẻ nhạt,
bế tắc, có thể bạn vẫn làm việc hiệu quả như mong muốn, song nó cũng không thể giúp bạn đạt được
mục tiêu. Nếu bạn cứ tiếp tục những
dự án mới mà chẳng bao giờ
kết thúc chúng, thì những thời giờ bạn bỏ ra cũng chẳng có
giá trị là mấy.
Do đó, hãy đừng nghĩ quá nhiều về việc quản lý thời gian, hãy tập trung cho việc
quản lý cuộc đời của bạn.
Những nhiệm vụ nào trong danh sách bạn có thể loại bỏ? Có điều gì mới bạn nên làm để giúp mình đạt được những mục tiêu đặt ra?
Một số bài viết về quản lý thời gian hay: